9 BƯỚC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRI ÂN KHÁCH HÀNG THÀNH CÔNG
Lễ tri ân khách hàng là sự kiện vô cùng quan trọng. Không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện sự biết ơn với khách hàng, sự kiện này còn là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp hiểu hơn về đối tượng họ đang phục vụ. Vậy, làm sao để tổ chức một lễ tri ân khách hàng ấn tượng mà không tốn quá nhiều công sức? Đây là câu trả lời cho bạn.
Như vậy lễ tri ân khách hàng là gì?
Lễ tri ân khách hàng - Customer Appreciation Party là sự kiện được tổ chức bởi các doanh nghiệp, công ty, tập đoàn nhằm thể hiện sự biết ơn của họ đối với các khách hàng đã luôn hỗ trợ, ủng hộ trong thời gian qua. Không chỉ dừng lại ở đó, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp kết nối cũng như xây dựng lòng tin nơi khách hàng, từ đó có được các bước tiến xa hơn trong tương lai.
Các doanh nghiệp thường tổ chức tiệc tri ân khách hàng từ 1 đến 2 lần trong năm. Theo từng mùa – từng quý – từng năm kinh doanh của công ty. Hoặc vào dịp đặc biệt. Tùy theo văn hóa riêng biệt của từng doanh nghiệp doanh nghiệp. Dưới đây Kịch bản 9 bước tổ chức tri ân khách hàng dành cho doanh nghiệp chi tiết. Về cách hoạch định từng bước chi tiết nhỏ nhất đến tổng thể của ekip Saigon Holiday Tour sẽ góp phần tạo nên sự thành công cho Tiệc tri ân khách hàng của công ty
Sự kiện Tri ân khách hàng Saigon Holiday Tour thực hiện
Bước 1 – Tìm hiểu tổ chức tri ân khách hàng
Có thể hiểu tri ân khách hàng là hoạt động tri ân, cảm ơn, tặng quà, những ưu đãi, khuyến mãi, tổ chức du lịch, nghỉ dưỡng.. Nhằm mục đích tri ân chân thành của doanh nghiệp bạn đến với những khách hàng tiềm năng. Những khách hàng thường xuyên mua sản phẩm của công ty bạn.
-
Là sự kiện được tổ chức hàng năm của các doanh nghiệp, thông thường kết thúc quý 2 hoặc cuối năm
-
Có thể hiểu đơn giản là sự kiện: cảm ơn, tri ân, tặng quà, ưu đãi lớn, khuyến mại dành cho khách hàng trung thành;
-
Sự kiện tri ân khách hàng còn bao gồm những tiết mục như vòng quay may mắn, lucky draw, rút thăm trúng thưởng, du lịch nghỉ dưỡng
-
Lễ vinh danh khách hàng và đối tác đã gắn bó và giúp cho doanh nghiệp bạn tồn tại và phát triển.
Bước 2 – Ý nghĩa của việc tổ chức tri ân khách hàng
Tổ chức tri ân khách hàng là sự kiện đặc biệt của các công ty, doanh nghiệp. Vào dịp đầu năm – giữa năm – hay cuối năm. Saigon Holiday Tour nhận thấy việc này tùy theo văn hóa cốt lõi bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Sự kiện tri ân khách hàng là thông điệp để doanh nghiệp:
-
Gắn kết hơn doanh nghiệp và khách hàng và củng cố lại sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp của bạn;
-
Giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp, công ty và các tổ chức kinh doanh mà công ty bạn gắn kết;
-
Gửi lời cảm ơn sâu sắc và tạo mối quan hệ bền chặt giữa khách hàng và công ty;
-
Giúp khách hàng hiểu rằng họ luôn được doanh nghiệp, công ty quan tâm và tôn trọng;
-
Tổ chức tiệc, lễ tri ân tạo dựng được lòng tin, chữ tín trong lòng khách hàng.
Bước 3 – Thông điệp của tiệc tri ân khách hàng
Trải qua hơn 10 năm làm việc trong môi trường dịch vụ du lịch và sự kiện. Saigon Holiday Tour nhận thấy rằng tổ chức tri ân khách hàng là một điều tất yếu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước cần phải thực hiện hằng năm. Bởi vì nhờ những lễ tri ân khách hàng, các doanh nghiệp có thể thể hiện được lòng biết ơn và sự tôn trọng dành cho khách hàng. Từ đó thể hiện được mong muốn hợp tác lâu dài để cùng nhau phát triển. Hơn nữa, tiệc tri ân khách hàng còn giúp cho các doanh nghiệp khẳng định được chất lượng dịch vụ, thương hiệu của mình trong lòng mọi người.
Bước 4 – Thủ tục pháp lý xin phép tổ chức sự kiện
Phải xin giấy phép tổ chức tiệc, hội nghị tri ân khách hàng do sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch cấp.
Cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và các công tác để thực hiện việc xin cấp phép. Đảm bảo đúng thủ tục, phù hợp quy định của pháp luật.
Bước 5 – Quy trình tổ chức sự kiện
Có thể nói tổ chức tiệc tri ân khách hàng thành công và ấn tượng thì luôn cần một quy trình thực hiện chuyên nghiệp:
-
Bước đầu tiên doanh nghiệp bạn cần làm là lên kế hoạch, ý tưởng và nội dung chương trình tri ân khách hàng;
-
Chuẩn bị kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Bao gồm địa điểm tổ chức, khung thời gian chi tiết và chủ đề cho sự kiện;
-
Lên danh sách khách mời. Từ đây, xác định được số lượng khách mời để chọn địa điểm, vị trí phù hợp;
-
Tiệc mừng tri ân khách hàng là một việc không thể thiếu để bày tỏ tấm lòng của doanh nghiệp bạn;
-
Xin phép giấy phép tổ chức tri ân khách hàng (tùy theo chương trình Saigon Holiday Tour sẽ tư vấn cho doanh nghiệp bạn);
-
Chuẩn bị về nhân sự: MC, ca sĩ, ban nhạc, nhóm múa, lễ tân, người mẫu, nhân vật hình tượng sản phẩm,
Bước 6 – Các yếu tố đo lường sự thành công sau sự kiện
Để một buổi tiệc tri ân khách hàng được diễn ra thành công, tốt đẹp. Những yếu tố sau đây luôn được các công ty tổ chức sự kiện và chủ nhân của buổi tiệc quan tâm sâu sắc sau đây:
-
Khách hàng hài lòng, thoải mái với bữa tiệc Tri Ân Khách Hàng mà doanh nghiệp bạn mời đến;
-
Nội dung chương trình Tri Ân Khách hàng có sáng tạo mới lạ hay không;
-
Thông điệp của Tri Ân khách hàng là gì?;
-
Chương trình Performence có những nhân vật gì nổi tiếng hay có gì hấp dẫn không;
-
Quà tặng tiệc tri ân khách hàng có ý nghĩa gì không;
-
Tiệc mừng thực đơn có ngon miệng không;
-
Không gian của nhà hàng – khách sạn – hội trường – trung âm hội nghị…có thoải mái, sang trọng
-
Trang trí sự kiện tổng thể có hài hòa không, hay chỉ làm đơn giản cho có
-
Mc người dẫn chương trình có hiểu được văn hóa doanh nghiệp của bạn
-
Nguyên nhân khác
Bước 7 – Chuẩn bị chu đáo cho tiệc trong sự kiện
Lên danh sách khách mời
Việc lên danh sách khách mời vô cùng quan trọng. Cần xác định số lượng khách mời tham dự. Từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Dự trù kinh phí. Lập 1 kế hoạch chi tiết, phù hợp dựa trên số lượng khách mời tham dự.
Lên ý tưởng và kế hoạch tổng thể
-
Ý tưởng tốt tạo ấn tượng với khách hàng, giúp cho bữa tiệc thành công và đáng nhớ;
-
Cần có một bản thảo kế hoạch tồng thể: thời gian, địa điểm, số khách, thực đơn, quà tặng, nhân sự, chương trình khuyến mãi…;
-
Lựa chọn những ý tưởng sáng tạo. Nhưng phải phù hợp, quan trọng là làm hài lòng khách hàng đến tham dự;
-
Sau khi đã xây dựng xong ý tưởng và kế hoạch tổng thể. Cần phân chia ra các bộ phận phụ trách để chuẩn bị cho chương trình tri ân khách hàng.
Kế hoạch chi tiết từng phần nhỏ
-
Nhân sự Leader (hay còn gọi là Key Person): Ai sẽ là người điều phối chính mọi hoạt động từ đầu đến cuối dự án tri ân khách hàng. Nếu thuê đơn vị tổ chức sự kiện thì phòng ban nào sẽ đứng ra phối hợp thực hiện;
-
Địa điểm: Phù hợp với quy mô sự kiện. Dễ tìm kiếm. Thuận tiện giao thông đi lại điều này giúp khách mời thấy thoải mái. Nên gần trung tâm;
-
Thời gian: Lựa chọn khoảng thời gian hợp lý với khách hàng tham dự. Nên lựa chọn vào cuối tuần. Trong khoảng thời gian chiều tối sẽ là thích hợp để khách mời tới tham dự đầy đủ.
-
Chủ đề chương trình tri ân khách hàng: Nên có chủ đề cho chương trình hay truyền tải được sức mạnh và thông điệp của doanh nghiệp bạn.
Thực thi kế hoạch
Mỗi chương trình có một mục tiêu riêng. Mọi hoạt động trong chương trình nên theo mục tiêu đó tạo nên chương trình xuyên suốt, ấn tượng hơn:
-
Chuẩn bị: Thiết kế các thứ liên quan đến bữa tiệc: Thiệp mời, quà tặng tri ân khách hàng, sân khấu, background,… được thiết kế theo mẫu
-
Kế hoạch truyền thông trước và sau sự kiện
-
Truyền thông nội bộ cũng khá quan trọng
-
Lên kế hoạch quay film, chụp hình cùng với đội ngũ media chuyên nghiệp
-
Thi công: Thực hiện triển khai các hạng mục đã lên kế hoạch trước sự kiện 1 đến 2 ngày. Trang trí hội trường, sân khấu. Lắp đặt điều chỉnh âm thanh ánh sáng và các thiết bị. Chuẩn bị tiệc. Kiểm tra nhân sự các bộ phận. Đảm bảo công tác vệ sinh, an ninh,…;
-
Cần cân đối thời gian tránh thi công gấp rút, các hạng mục không hoàn thành đúng hạn.
-
Chuẩn bị kế hoạch, các trường hợp dự phòng cho mọi tình huống, sự cố bất ngờ diễn ra
Bước 8 – Kịch bản tổ chức trong chương trình
-
Đón khách: Lễ tân đón khách, check-in, dẫn khách tới vị trí ngồi thích hợp;
-
Dẫn khách tới chỗ ngồi: Nên chia thành hai đối tượng khách quan trọng và khách VIP dành cho những khách mời đặc biệt;
-
MC giới thiệu chương trình, đại diện công ty doanh nghiệp phát biểu sự kiện. Nếu có khách mời nước ngoài nên chuẩn bị song ngữ, bài phát biểu nên ngắn gọn súc tích. Truyền đạt thông điệp chương trình mà vẫn đảm bảo sự trang trong, lịch sự;
-
Các chương trình văn nghệ mở màn tạo không khí cho sự kiện;
-
Trong kịch bản chương trình tri ân khách hàng không thể thiếu ăn uống. Như lời cảm ơn của doanh nghiệp, công ty bạn. Tùy theo kinh phí sẽ lựa chọn những menu phù hợp;
-
Các chương trình rút thăm may mắn, quay số trúng thưởng: Là phần sôi động hay được chú ý, phụ thuộc rất nhiều vào MC. Nên lựa chọn thuê MC tại các công ty tổ chức sự kiện để nhận được sự hỗ trợ, làm việc chuyên nghiệp;
-
Phát biểu bế mạc sự kiện, phát biểu từ phía khách mời tham dự, tặng hoa, quà;
-
Tiễn khách bao gồm lễ tân và các thành viên của công ty, doanh nghiệp gửi lời chào, lời cảm ơn sự có mặt của các khách mời tới tham dự;
-
Quà tặng: Chuẩn bị quà tặng đủ số lượng dựa trên khách mời tới tham dự, đảm bảo quà đạt chất lượng, mang dấu ấn hình ảnh công ty. Gửi tặng khách mời khi khách ra về.
Bước 9 – Kinh nghiệm của đơn vị tổ chức
Đơn vị tổ chức có kinh nghiệm, họ sẽ giảm tối đa chi phí cho chương trình, nhưng vẫn đảm bảo các hoạt động chính hay còn gọi là điểm nhấn trong kịch bản tổ chức sự kiện (keymoment)
Key Moment hay còn gọi là khoảnh khắc chính, khoảnh khắc ấn tượng. Key Moment là điều mà đơn vị tổ chức cần chú trọng ngay từ khi xây dựng kịch bản vì đây chính là linh hồn của sự kiện, là khoảnh khắc được khách hàng hay khán giả nhớ nhất mỗi khi nhắc đến. Để tạo được một chương trình thành công, điểm nhấn trong kịch bản tổ chức không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng nó là yếu tố tạo nên một chương trình đặc sắc nhất.
Một chương trình không có điểm nhấn sẽ nhạt nhòa và nhàm chán, ảnh hưởng tới trải nghiệm của người tham gia. Ngược lại, khi có quá nhiều keymoment sẽ khiến chương trình bị rối, các keymoment bị dung hòa và không thể hiện được chủ đề chính cũng như mục tiêu của sự kiện. Vì thế, từ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện các đơn vị cần lựa chọn và bố trí điểm nhấn phù hợp.
Sự kiện tri ân khách hàng Saigon Holiday Tour thực hiện
Kết luận
Sau khi lên ý tưởng và các kế hoạch tổng quan về tổ chức tri ân khách hàng qua các bước chi tiết trên. Đội ngũ thực hiện chương trình cần lập ra kế hoạch sơ bộ với những nội dung, timeline, checklist, production,… Và những gì cần chuẩn bị cho từng tiết mục cụ thể. Vì đây là khâu quan trọng. Giúp công ty, doanh nghiệp có thể tổ chức được buổi lễ theo đúng định hướng.
Trên đây là cách tổ chức tiệc tri ân khách hàng tất tần tật từ A-Z. Để có thể tổ chức được một buổi tri ân khách hàng thành công và ý nghĩa nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu trong việc tổ chức hội nghị, sự kiện tri ân. Vui lòng liên hệ Saigon Holiday Tour để được tư vấn bạn nhé!